W.Wenn Technologie mit einer strategischen Denkweise angewendet wird, kann sie viele Herausforderungen lösen, aber Sie müssen ein klares Verständnis dafür haben, welche Technologie am besten funktioniert. Leider können wir leicht von unserem aktuellen Geschäftsumfeld abgelenkt und überwältigt werden, das durch die Beschleunigung der Änderungsraten vorangetrieben wird. Umso wichtiger ist es, langsamer zu denken und zu überlegen, wie Technologie sowohl eine Geheimwaffe als auch ein strategischer Partner sein kann.
Zu den größten Vorteilen der Technologie zählen die Einsparung von Zeit und Mühe, die Organisation und Entwicklung effizienter Prozesse hinter Richtlinien und Verfahren, die Optimierung von Workflows, die Automatisierung der Erstellung und Wartung neuer Prozesse als Reaktion auf Änderungen sowie die Vereinfachung der Reaktion Ihrer Unternehmensleitung auf komplexe Herausforderungen. Zum Beispiel kann die Technologie die Funktion der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in eine Supermacht verwandeln – indem Sie Ihren Kalender zurückfordern, indem Sie alle SEC-Fristen verfolgen, alle behördlichen Einreichungen rechtzeitig abschließen und sicherstellen, dass Ihr Compliance-Programm prüfbereit ist.
Um besser zu verstehen, wie Technologie eingesetzt wird, um kritische geschäftliche Probleme der Branche wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften anzugehen, hatten wir eine Diskussion mit dem Institutsmitglied Bo Howell von Joot – Ein FinTech-Unternehmen, das registrierten Anlageberatern, Broker-Dealern und Fonds webbasierte Compliance-Technologien und -Dienstleistungen bietet. Wir wollten insbesondere seine Perspektive und das Denken hinter der Entwicklung technischer Lösungen in unserem sich ständig ändernden Umfeld für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften untersuchen, damit Compliance für Berater funktioniert.
Zähne: Können Sie als Technologe Ihre Sichtweise darüber teilen, wie Sie sehen, dass Technologie Probleme und Herausforderungen bei Finanzdienstleistungen lösen kann?
Howell: Eines der Hauptprobleme, mit denen viele Anlageberatungsunternehmen konfrontiert sind, ist eine Lücke zwischen komplexen Geschäftsanforderungen wie der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und dem tatsächlichen Betrieb. Diese Lücke ist auf einige verschiedene Faktoren zurückzuführen, darunter ein Mangel an effizienten Tools, unzureichende Zeit für die Verwaltung der Compliance und mangelndes Fachwissen. Technologie kann helfen, diese Lücke zu schließen, indem sie die Tools bereitstellt, die erforderlich sind, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Viele Finanzberater verwenden häufig manuelle Prozesse, um Überprüfungen durchzuführen und Aufzeichnungen zu führen. Excel- und Word-Dateien werden per E-Mail hin und her gesendet, die Versionskontrolle ist ein Chaos und die Effizienz leidet. Zu viele Menschen verbringen entweder zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben und zu wenig Zeit mit dem Wachstum ihres Geschäfts, oder sie vernachlässigen ihre Aufgaben und fallen zurück.
Einige Berater nutzen aktuelle Technologie-Tools, um ihren Prozess zu optimieren. Diese Tools wurden jedoch nicht unbedingt entwickelt, um die Probleme zu lösen, mit denen sie von Menschen gelöst werden. Beispielsweise werden viele der heutigen Tools für das Kundenbeziehungsmanagement für den Betrieb und die Einhaltung von Vorschriften verwendet. Sicher, diese Tools können einfache Workflows automatisieren, aber möchten Sie wirklich ein Tool verwenden, das für den Verkauf entwickelt wurde, um Abrechnung und Compliance zu verfolgen? Mit anderen Worten, obwohl diese Tools Teile des Prozesses automatisieren, lösen sie nicht alle Probleme, die Menschen haben, einschließlich großer Probleme wie Zeitverlust bei Routineaufgaben.
Hortz: Wie empfehlen Sie den Beratern, besser zu verstehen, wie Technologie Probleme lösen kann, z. B. den Überblick über laufende Änderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu behalten? Wie kann Technologie ihre Geheimwaffe sein?
Howell: Die meisten Systeme sind so konzipiert, dass sie sich auf enge Probleme konzentrieren. Beispielsweise konzentrieren sich häufig verwendete Systeme auf das Auftragsmanagement, den Verkauf, die Kundenbeziehungen, die persönliche Handelsberichterstattung usw. Leider haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, all diese separaten Systeme und Datenbanken zu verwalten. Technologie kann nur dann etwas bewirken, wenn sie sowohl Innovation als auch Integration fördert.
Die Technologie kann den Beratern die Compliance-Belastung auf eine Weise entlasten, die es ihnen ermöglicht, sich auf das Wachstum ihres Geschäfts und die Betreuung ihrer Kunden zu konzentrieren – die Dinge, die ihnen wirklich wichtig sind. Bevor Berater die Technologie zu ihrem Vorteil nutzen können, müssen sie wissen, welche spezifischen Probleme oder Prozesse ihre Zeit und Energie für ihr Geschäft beanspruchen. Die Bestandsaufnahme der zeitaufwändigsten Aufgaben und der Art der Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist, ist ein wesentlicher erster Schritt. Auf diese Weise werden Kriterien festgelegt, um vorhandene Tools zu bewerten und zu bestimmen, wie spezifisch sie zur Entlastung beitragen können. Sobald sie diese Bereiche identifiziert haben, können sich die Berater auf die technische Lösung konzentrieren.
Hortz: Wie haben Sie Ihre Technologie so gestaltet, dass sie einfach zu bedienen und an jedes Kundenunternehmen anpassbar ist?
Howell: Wir versuchen mit unserer Technologie einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. Anstatt zu sagen, dass wir eine Sache in Bezug auf Compliance gut machen wollen, konzentrieren wir uns darauf, 80% aller Compliance-Aufgaben zu automatisieren. Das ist unsere Vision. Zu viele RegTech-Unternehmen konzentrieren sich nur auf wenige Compliance-Bereiche, die normalerweise am einfachsten zu lösen sind. Bei Joot entwickeln wir Funktionen für einfache und schwierige Aufgaben. Beispielsweise können die meisten RegTech-Systeme Zertifizierungen oder persönliche Handelsdaten erfassen. Wir tun dies auch, aber wir entwickeln auch Tools, die bei Risikobewertungen, jährlichen Compliance-Überprüfungen, Werbe- und Marketingüberprüfungen und vielem mehr helfen. Wir treiben RegTech in das maschinelle Lernen und die KI, weil wir nicht nur mit der Prozessautomatisierung zufrieden sind.
Zum Beispiel haben wir kürzlich unseren neuen Richtlinien-Manager gestartet. Es gibt Systeme, die allgemeine Richtlinien und Verfahren erstellen. Benutzer können diese Vorlagen nehmen und zu ihrem Handbuch hinzufügen. Viele dieser Systeme präsentieren den Benutzern jedoch lediglich eine Wäscheliste mit Richtlinien und Verfahren, die nicht bearbeitet werden können. Wir haben einen anderen Ansatz gewählt. Als Compliance-Experten können wir ein Formular ADV Teil 1 lesen und viele der Richtlinien und Verfahren für dieses spezielle Unternehmen identifizieren. Wir haben Datenmapping und andere technische Tools verwendet, um einen benutzerdefinierten Satz von Richtlinien und Verfahren zu erstellen, die für jedes Beratungsunternehmen spezifisch sind. Benutzer können diese Richtlinien herunterladen oder über unsere neueste Funktion – JootDocsTM – direkt in unserem System verwalten und bearbeiten.
Zähne: Was haben Sie als die wichtigsten Bereiche angesehen, auf die sich die Aufsichtsbehörden bei ihren Prüfungen sofort konzentrieren, und was kann die Technologie konkret tun, um Beratungsunternehmen in diesen Bereichen vorzubereiten und zu unterstützen?
Howell: Für Beratungsunternehmen ist es wichtig, ihr Handbuch zu Richtlinien und Verfahren an ihrem Geschäft auszurichten. Dies ist ein zentrales Zielgebiet für die Aufsichtsbehörden bei ihren Prüfungen. Ein allgemeines oder veraltetes Handbuch, das nicht mit den Formular-ADV-Teilen 1 und 2 übereinstimmt, ist für jedes Unternehmen eine enorme Haftung. Gleichzeitig dauern manuelle Prozesse zum Kompilieren firmenspezifischer Richtlinien und Verfahren lange, und der Ersteller muss ein tiefes Verständnis der SEC-Regeln und Best Practices der Branche haben. Kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen haben insbesondere Schwierigkeiten, angemessene Richtlinien und Verfahren zu entwickeln und aufrechtzuerhalten.
Technische Anwendungen können wie unser Richtlinienmanager so gestaltet werden, dass sie das Formular ADV eines Unternehmens lesen und in wenigen Minuten ein relevantes Handbuch für Richtlinien und Verfahren erstellen. Anstatt ein Handbuch von Grund auf neu zu erstellen, können Beratungsunternehmen sich von der Technologie durch den Prozess führen lassen und die harte Arbeit für sie leisten, um sicherzustellen, dass ihr Handbuch umfassend, aktuell und vollständig ist. Unser System kalendert auch wichtige Aufgaben und richtet automatisch Workflows für diese Aufgaben ein, die alle über eine hervorragende Dokumentation verfügen. Sie haben wieder Zeit in ihrem Zeitplan und sind auf SEC-Prüfungen vorbereitet. Unser Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen, einige der wichtigsten, aber häufig ignorierten oder verschobenen Compliance-Aufgaben zu automatisieren, die dem Unternehmen so viel Zeit kosten.
Wir arbeiten auch daran, einige der wichtigsten Compliance-Aufgaben in unser System zu integrieren, z. B. die jährliche Risikobewertung und die schriftliche Überprüfung. Stellen Sie sich ein System vor, das die Zeit für die Durchführung einer Risikobewertung und der jährlichen Überprüfung auf Stunden anstatt auf Tage reduziert.
Hortz: Für welche anderen Compliance-Bereiche oder -Funktionen kann die Technologie eine Schlüssellösung bieten?
Howell: Modelle des maschinellen Lernens und künstliche Intelligenz sind die nächsten Entwicklungsbereiche für die Compliance-Technologie. AI kann die Bedürfnisse von Unternehmen und ihren Kunden sowohl antizipieren als auch unterstützen. Beispielsweise kann AI die Marketingmaterialien eines Unternehmens analysieren und mit der neuen SEC-Marketingregel vergleichen und Inhalte kennzeichnen, die nicht den Anforderungen entsprechen. AI kann auch verbotene Sprachen erkennen und erforderliche Angaben hinzufügen.
Im weiteren Sinne kann AI Aufgaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf eine Weise erleichtern, die den Beratern hilft, ihre Zeitpläne zurückzufordern. Berater müssen weiterhin alle von der Technologie automatisch generierten oder von der KI gekennzeichneten Inhalte überprüfen, korrigieren und unterstützen. Mit diesen Tools können sie sich jedoch auf andere Aufgaben und Kundenbeziehungen konzentrieren, die am wichtigsten sind.
Wir fangen an, Funktionen zu entwickeln und zu entwickeln, die die KI nutzen, um unsere Anwendungen auf die nächste Stufe zu heben – 80% der Compliance-Aufgaben zu automatisieren.
Zähne: Wie kann Technologie ein strategischer Partner werden?
Howell: Um den Bedürfnissen der Menschen gerecht zu werden, muss die Technologie entsprechend ihrer Verwendung entwickelt werden. Technologie kann nur insoweit ein Partner sein, als sie spezifische, dringende Probleme für die Menschen löst, die sie nutzen. Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um zu verstehen, welche Aufgaben sie mit Technologie erfüllen müssen. Wir helfen unseren Kunden auch dabei, die Verantwortung für Technologie zu übernehmen, indem wir ihnen zeigen, wie sie diese einsetzen können, um die Compliance-Belastung zu verringern.
Wir arbeiten sogar mit Kunden zusammen, um herauszufinden, wann sie Menschen anstelle von Systemen benötigen. Zum Beispiel benötigen Unternehmen manchmal keine weitere Technologieebene. Vielmehr benötigen sie intern jemanden, der ein Superuser bestehender Systeme wird und erkennen kann, wo mehr Integration erforderlich ist. Wir können dann mit dieser Person zusammenarbeiten, um eine solche Integration zu entwickeln.
Hortz: Welche Art von Dienstleistungen bieten Sie an, um Ihre Technologie zu ergänzen?
Howell: Joot bietet eine Reihe von Compliance-Services an, die unsere Technologie ergänzen. Beispielsweise können wir ein einzelnes Compliance-Projekt oder ein gesamtes Compliance-Programm verwalten. Wir können verschiedene Ebenen der laufenden Compliance-Unterstützung bereitstellen oder die Technologieanbieter eines Unternehmens überwachen. Auf der einfachsten Ebene helfen wir unseren Kunden in Spitzenzeiten (z. B. Quartalsende, Erneuerung des Formulars ADV usw.). Wir können aber auch als Compliance-Abteilung für einen internen CCO oder als ausgelagerter CCO fungieren. Das erforderliche Serviceniveau hängt von der Geschäftsstruktur, den internen Ressourcen und der Wachstumsstrategie des Beraters ab. Unsere Dienstleistungen und Technologien arbeiten Hand in Hand, um die Einhaltung von Vorschriften für Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen zu gewährleisten.
Howell: Gibt es noch andere Gedanken oder Empfehlungen, die Sie Beratungsunternehmen mitteilen können, wie sie mithilfe von Technologie die sich ändernden Compliance-Herausforderungen bewältigen und bewältigen können? Irgendwelche Ratschläge, insbesondere zur Denkweise, um sich in der Arbeit mit Technologie zu orientieren?
Howell: Technologie kann Beratern helfen, Aufgaben zu übergeben, für die sie nicht die Zeit oder den Wunsch haben. Die Übernahme von Technologie bedeutet jedoch nicht, die Compliance vollständig der Automatisierung zu überlassen. Nichts – nicht einmal die neueste, glänzendste App – kann Compliance-Know-how ersetzen. Ich erinnere die Leute immer daran, dass Technologie ein Werkzeug ist, aber jemand muss es trotzdem einsetzen. In Übereinstimmung damit hat sich die Technologie noch nicht so weit entwickelt, dass sie vollständig autonom ist. Es funktioniert am besten, wenn es für bestimmte Anforderungen entwickelt wurde. Die Menschen sind immer noch ein großer Teil dieser Gleichung.
Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um zu verstehen, was Technologie kann und was nicht und was sie tun könnte, um zukünftige Probleme zu lösen, die wir gerade erst antizipieren. Um eine andere Analogie zu verwenden, kann Compliance als Fitnesstraining angesehen werden. Technologie ist die Ausrüstung, die Sie benötigen, um Ihren Körper stärker und fitter zu machen. Services sind Ihr persönlicher Trainer, der Ihnen hilft, den Nutzen dieser Geräte zu maximieren.
Das Institut für Innovationsentwicklung ist ein Katalysator für Bildung und Geschäftsentwicklung für wachstumsorientierte Finanzberater und Finanzdienstleistungsunternehmen, die entschlossen sind, ihre Geschäfte in einem operativen Umfeld zu führen, in dem sich der geschäftliche und kulturelle Wandel beschleunigt. Wir positionieren unsere Mitglieder mit den notwendigen fortlaufenden Innovationsressourcen und Best Practices, um ihr Wachstum, ihre Differenzierung und ihre einzigartigen Kunden- / Community-Engagement-Strategien der nächsten Generation voranzutreiben und zu fördern. Das Institut wurde mit Unterstützung und Weitsicht unserer Gründungssponsoren – NASDAQ, Ultimus Fund Solutions, Pershing, Fidelity, Voya Financial und Charter Financial Publishing (Herausgeber von Financial Advisor- und Private Wealth-Magazinen) – ins Leben gerufen.
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